Per poter assumere un lavoratore che svolge la propria attività all'interno del territorio spagnolo, è indispensabile soddisfare una serie di requisiti prima dell'assunzione.
In primo luogo, è necessario richiedere un codice di conto contributivo e registrare e versare i contributi per questi lavoratori in conformità con le norme di Sicurezza Sociale spagnole.
Se l'azienda appartiene all'Unione Europea, è necessario fornire la prova dell'iscrizione al registro professionale o commerciale (se richiesto nel paese in cui si trova l'azienda). La documentazione deve essere presentata con la sua traduzione debitamente legalizzata.
Allo stesso modo, l'azienda, dato che dovrà mantenere frequenti rapporti con la Tesoreria Generale della Sicurezza Sociale, dovrà nominare un rappresentante domiciliato in Spagna, come stabilito dall'articolo 16.2 del Regolamento di Riscossione (RD 1415/2004 dell'11 giugno 2004): “Le parti responsabili che risiedono all'estero per più di sei mesi di ogni anno solare sono obbligate a nominare un rappresentante con domicilio nel territorio spagnolo ai fini dei loro rapporti con la Tesoreria Generale della Sicurezza Sociale.”.
In ambito fiscale, è necessario tenere presente che l'impresa straniera ha bisogno di un codice fiscale spagnolo (NIF) per poter trattenere l'imposta sul reddito dei propri dipendenti in Spagna. A tal fine, l'impresa straniera deve anche nominare un rappresentante fiscale in Spagna.
L'impresa straniera terrà direttamente la contabilità dell'attività svolta in Spagna. L'IVA sostenuta in Spagna deve essere rimborsata secondo la procedura speciale per i non residenti. L'attività svolta dall'ufficio di rappresentanza non costituirà una stabile organizzazione ai fini dell'IVA o dell'imposta sul reddito delle società, a condizione che i dipendenti svolgano lavori che non comportino autonomia gestionale in Spagna e non siano fatturati dalla Spagna. Nel caso in cui questi dipendenti abbiano l'autonomia di contrattare e negoziare direttamente con i clienti, verrà costituita una stabile organizzazione ai fini dell'imposta sul reddito delle società.