Il telelavoro ha portato con sé una maggiore esposizione dei dati sul web. Per contribuire alla protezione di questi dati, le varie agenzie per la protezione dei dati hanno emanato diverse raccomandazioni per le aziende affinché si adattino e proteggano le loro informazioni:

1. Definire una politica di protezione delle informazioni per le situazioni di mobilità.

Quando si lavora nello spazio messo a disposizione dall'azienda, ad esempio in un ufficio, il controllo delle informazioni è elevato. Tuttavia, quando il lavoratore si trova a distanza, questo controllo scompare. È necessario definire una politica che includa informazioni sul trattamento delle informazioni e sui rischi di cattiva gestione delle informazioni.

Ad esempio, questa politica dovrebbe includere i tipi di accesso remoto consentiti, da quali dispositivi e il livello di accesso. Dovrebbe inoltre includere le responsabilità e gli obblighi dei dipendenti e le informazioni sulle conseguenze del mancato rispetto delle linee guida, sia per l'azienda che per il dipendente.

Idealmente, l'azienda e il dipendente dovrebbero firmare un accordo di telelavoro che includa disposizioni sulla corretta protezione dei dati.

2. Scegliete soluzioni e fornitori di servizi affidabili e garantiti.

È importante evitare l'uso di applicazioni e soluzioni di telelavoro che non offrono garanzie e che possono portare all'esposizione dei dati. Le società terze con cui i dati vengono condivisi saranno responsabili del loro trattamento e saranno quindi obbligate a rispettare la legislazione vigente in materia.

3. Limitare l'accesso alle informazioni.

Per garantire un accesso adeguato alle informazioni, è necessario considerare chi ha accesso a quali informazioni. Anche la limitazione dell'accesso è un modo per proteggere i dati e può avere diversi livelli all'interno dell'organizzazione.

4. Configurare regolarmente le apparecchiature e i dispositivi utilizzati in situazioni di mobilità.

Le attrezzature e le risorse utilizzate per lo svolgimento dell'attività devono essere protette e aggiornate, disattivando i servizi non necessari. 

Nel caso in cui le attrezzature di lavoro siano personali del dipendente, l'azienda deve richiedere i requisiti minimi per poterle utilizzare in connessione remota e limitare l'accesso alle informazioni.

5. Monitorare l'accesso alla rete aziendale dall'esterno.

Al fine di individuare eventuali violazioni della sicurezza o l'uso fraudolento delle informazioni, si raccomanda di registrare tutte le attività svolte da un accesso esterno. 

6. Gestione razionale della protezione e della sicurezza dei dati.

Tutte le misure di protezione dei dati devono essere stabilite sulla base di un'analisi dei rischi che valuti la proporzionalità tra i benefici che si possono ottenere dall'accesso remoto e il potenziale impatto di un accesso compromesso alle informazioni personali.

Maggiori informazioni su Agencia Española de Protección de Datos.